QMS符合性调查是影响批准·认证可否及取得时间的重要过程。本文将根据官方资料，整理QMS符合性调查的整个制度、批准前调查与定期调查的区别、书面调查·实地调查的判定、申请资料、与ISO 13485的关系、海外制造厂的应对、基准符合证的活用方法等。

※本文是基于发布时点的制度·通知的一般性解释。实际申请中，根据品目分类、制造厂构成、产品群分类、过去的调查实绩、最新通知等，判断可能有所不同，需要进行个别确认。

QMS符合性调查是什么

QMS符合性调查是确认医疗器械·体外诊断用医药品的制造管理和质量管理方法是否符合QMS省令（厚生劳动省令第169号）的制度。调查根据品目分类和申请途径，由PMDA或注册认证机构（RCB: Registered Certification Body）实施。

QMS省令是在考虑与ISO 13485:2016国际整合的基础上制定的，但与ISO 13485并不完全相同。由于包含了基于日本药机法体系的要求事项，即使是持有ISO 13485认证的制造厂，也需要单独确认并能说明其符合日本QMS省令。

调查的目的不仅仅是文件审查，更是确认制造管理·质量管理实际运作情况。不仅要求文件的完善，还要求记录、实施情况、内部审核、管理评审、CAPA、风险管理等运行实绩。

调查的种类：批准前和批准后

QMS符合性调查根据实施时机和依据条款分为多个类别。

批准前符合性调查

在取得新批准·认证时、部分变更批准·部分变更认证时、制造出口用医疗器械等时、以及涉及变更计划的符合性确认时进行的调查。

与批准·认证审查并行进行，QMS符合性调查被判定为符合是取得批准·认证的重要前提。即使产品审查正在进行，如果QMS符合性调查尚未完成，可能会影响批准·认证的取得时间。

批准后符合性调查·定期符合性调查

取得批准·认证后，原则上每5年进行一次定期符合性调查。出口用医疗器械等也应在制造开始后每5年进行一次调查。

在承继申请或轻微变更备案的情况下，原则上通常不需要新的QMS符合性调查，但如果涉及制造厂的增加·变更、制造工艺的重大变更、对质量管理体系影响较大的变更，则需要单独确认是否需要调查。

变更时符合性调查·追加调查

由于批准事项·认证事项的部分变更、制造厂的增加·变更、QMS省令上重要的变更、涉及变更计划的应对等，可能需要追加的QMS确认。调查范围将根据变更内容、制造厂构成、产品风险、过去的调查结果等进行判断。

调查对象制造厂·设施

QMS符合性调查的实施主体和调查对象因医疗器械的类别、是否有认证标准、制造厂构成和产品特性而异。

PMDA调查的主要情况

PMDA主要对以下批准品目实施QMS符合性调查：

IV类医疗器械
新医疗器械
细胞组织医疗器械
特定生物源性医疗器械
国家检定对象品目
不存在认证标准的III类·II类医疗器械
其他不属于注册认证机构认证对象的医疗器械·体外诊断用医药品

注册认证机构调查的主要情况

注册认证机构主要对以下认证品目实施QMS符合性调查：

存在认证标准的II类医疗器械
存在认证标准的部分III类医疗器械
存在认证标准的体外诊断用医药品

因此，不能简单地将“III类全部由PMDA”、“II类全部由注册认证机构”进行划分。实际上，确认是否存在认证标准和申请途径非常重要。

调查对象设施·业务范围

调查对象原则上是制造销售商等的主要办事处以及批准·认证申请书中记载的注册制造厂。具体而言，承担以下业务的设施将成为调查对象：

进行设计开发的设施
进行主要组装的设施
进行灭菌的设施
进行最终产品保管的设施
制造销售商方面参与国内质量业务和市场放行判断的部门

此外，外部测试检验机构、外部委托方、参与包装·标签·保管等的设施，如果对产品质量保证产生重要影响，也可能根据需要成为调查对象或确认对象。

在实际操作中，不仅仅是考察“制造厂个体”，还需要能够说明包括设计、原材料、制造、灭菌、测试检验、保管、市场放行判断在内的质量保证责任分担和管理关系。

书面调查与实地调查的判定

QMS符合性调查分为书面调查（以资料审查为中心的调查）和实地调查（包括对制造厂等进行现场确认的调查）。具体采用哪种方式，并非仅由申请人意愿决定，而是由调查实施者根据申请品目和设施情况进行判断。

判定标准概要

调查实施者根据“关于QMS调查要领”及相关通知，结合以下要素判断是否需要进行书面调查或实地调查：

过去的QMS调查实绩
距上次调查的时间间隔
制造厂的规模、制造工艺的复杂性
申请品目的类别、风险、新颖性
申请内容变更的规模
是否有MDSAP报告、ISO 13485认证证书、海外当局的调查结果等
回收、重大缺陷、质量问题的发生情况

此外，QMS调查要领可能会进行修订，因此在申请时务必确认最新版的通知·事务联络。

他国调查结果的活用

近年来，从全球整合的角度出发，建立了利用其他调查实施者结果的机制。例如，以下资料可作为判断依据：

ISO 13485认证证书及审核报告
在调查对象设施中，自申请日起过去3年内由其他调查实施者进行的实地调查报告
MDSAP（Medical Device Single Audit Program）报告
基于MOU等协议的对方国家等的证明书或调查报告
外国当局出具的符合性证明书

妥善提交这些资料，可以提高被处理为书面调查的可能性。但是，并非有了MDSAP报告或ISO 13485认证证书就一定能免除实地调查。最终的调查方法将由调查实施者综合考虑品目、设施、过去实绩、风险信息等进行判断。

申请人的希望

申请人可以在申请书等文件中注明希望的调查类别。但是，最终决定由调查实施者做出。如果原以为会进行书面调查的申请最终变成了实地调查，则需要准备补充资料、协调日程，甚至可能需要补缴费用，因此提前模拟非常重要。

申请时应提交的资料

QMS符合性调查的申请，需要根据PMDA或注册认证机构公布·通知的最新版提交资料清单，准备申请时资料、用于判定实地·书面调查的资料、书面调查资料以及实地调查时的补充资料。

PMDA实施的QMS符合性调查，请查阅“QMS符合性调查业务”页面及相关通知·资料。

用于判定实地·书面调查所需的主要资料

根据申请内容有所不同，但主要需要准备以下资料：

医疗器械等符合性调查申请书
申请品目的批准申请书、认证申请书、部分变更申请书等的副本
上次调查以来部分变更批准书·认证书、轻微变更备案书等的副本
子品目清单
申请品目相关的基准符合证副本
QMS符合性调查费用计算工具的计算结果
调查对象品目的制造工艺概要
各调查对象设施正在进行的活动概要
能确认各设施质量管理监督系统相互关系的资料
ISO 13485认证证书及审核报告
MDSAP报告
其他调查实施者的调查报告
基于MOU等协议的对方国家等的证明书或调查报告
外国当局出具的符合性证明书
上次调查以来如有召回，其概要
宣誓书

提交ISO 13485认证证书或海外当局的调查报告时，重要的是要整理清楚适用的设施、产品类别和适用范围（SCOPE）。

判定为书面调查后需补充提交的主要资料

如果判定为书面调查，调查实施者会要求提交根据品目·设施·工艺而定的补充资料。主要包括以下资料：

质量手册
显示与QMS省令对应关系的资料
主要SOP（Standard Operating Procedure）
设计开发相关程序文件及记录
制造工艺管理相关程序文件及记录
灭菌验证、工艺验证等记录
测试检验相关程序文件及记录
供应商管理·外部委托管理相关资料
内部审核记录
管理评审记录
CAPA（纠正措施·预防措施）记录
投诉·缺陷·召回应对相关记录
风险管理记录（ISO 14971等）

实地调查时的补充应对

如果判定为实地调查，调查负责人将通知具体的调查日程、所需资料以及现场确认事项。实地调查将进行制造厂现场确认、记录确认、对负责人进行访谈、确认工艺·设备·环境管理等。

对于海外制造厂，需要尽早准备，包括时差、行程、翻译、翻译资料、当地负责人是否能陪同等。

ISO 13485认证与QMS省令的关系

ISO 13485:2016是关于医疗器械QMS的国际标准，被世界各国的医疗器械法规所引用。日本的QMS省令也参考了ISO 13485，但拥有ISO 13485认证并不等同于符合日本QMS省令。

QMS省令特别需要确认的事项

即使是拥有基于ISO 13485:2016的QMS的制造厂，也需要为日本市场确认并整理以下事项：

国内质量业务运营负责人的职责：在QMS省令中，这是妥善运营日本国内质量管理业务的重要角色。
市场放行判断：需要明确针对日本产品的市场放行判断体系和记录。
制造销售商与制造厂的责任分担：如果涉及海外制造厂，能够说明制造销售商、指定制造销售商、外国制造商、制造厂、外部委托方的职责分担非常重要。
与GVP省令的联动：上市后安全管理体系的信息联动、缺陷·投诉·召回信息的联动在实务上非常重要。
文件·记录的保存期限：需要确认基于日本QMS省令等的保存期限。
日语说明·查询应对：并非所有程序文件都必须翻译成日语，但在调查资料、摘要、查询回复、重要记录的说明方面，具备用日语进行说明的体制在实务上非常重要。

此外，药机法上的三位负责人，即总括制造销售负责人、国内质量业务运营负责人、安全管理负责人中，总括制造销售负责人和安全管理负责人是基于药机法本体和GVP省令等的要求。与QMS省令相关的，特别是国内质量业务运营负责人的职责和市场放行判断的运作非常重要。

文件·记录保存期限概要

制造销售商等的文件·记录保存期限因产品类别和记录种类而异。一般参考如下：

文件·记录类别	保存期限参考
除特定保守管理医疗器械以外的医疗器械相关的QMS文件·记录	5年（若有效期加1年超过5年，则为该期限）
特定保守管理医疗器械相关的QMS文件·记录	15年（若有效期加1年超过15年，则为该期限）
教育培训记录	5年
生物源性产品·特定生物源性产品相关记录	由于产品特性·依据法令要求长期保存，需个别确认

对于特定生物源性产品和血液制品源性产品等，从感染风险追溯性的角度来看，可能需要比一般医疗器械更长的保存期限。对于可能涉及此类产品的情况，不仅需要确认QMS省令，还需要确认药机法、相关省令、施行通知、GVP·GPSP相关资料。

差距分析的重要性

持有ISO 13485认证的制造厂如果希望进入日本市场，首先需要进行ISO 13485与日本QMS省令的差距分析，以确定需要额外完善的程序、记录、责任分担和查询应对资料。

如果忽视差距分析，可能会导致QMS符合性调查中指出事项增多，从而延迟批准·认证时间。

MDSAP的活用

MDSAP（Medical Device Single Audit Program）是一个基于多国法规要求对医疗器械QMS进行审核的程序。日本也活用MDSAP，MDSAP报告在QMS符合性调查中是很有用的资料。

如果能妥善提交MDSAP报告，可以提高被处理为书面调查的可能性，从而可能减轻调查负担。但是，并非取得MDSAP就一定能免除实地调查，最终判断由调查实施者做出。

调查费用的结构

QMS符合性调查的费用根据申请内容、调查对象设施、制造工艺、调查方法、是否有海外制造厂等进行计算。PMDA实施的调查，使用QMS符合性调查费用计算工具进行计算。

主要费用项目

费用因个案而异，但主要由以下要素构成：

制造销售商等的基本费用
根据设计、主要组装、灭菌、最终产品保管等调查对象工艺的费用
涉及多个制造厂时，每个设施的费用
属于可选项目时的额外费用
从书面调查转为实地调查时的额外费用
涉及海外实地调查时的额外费用·协调负担

对于拥有多个制造厂的产品，或涉及灭菌、设计开发、复杂工艺的产品，总费用可能会较高。在申请前使用费用计算工具进行模拟，并将其纳入预算和日程安排中非常重要。

可选项目的确认

如果存在属于可选项目的工艺·技术·产品特性，可能需要进行额外的调查。例如，灭菌验证、计算机化系统、特定生物源性产品相关工艺、使用特殊材料·技术的产品等，可能需要进行比平时更详细的确认。

费用可能会进行修订，因此不要直接使用文章或过往案例中记载的金额，务必确认申请时最新的工具·通知。

对指出事项的应对

QMS符合性调查中如果发现不符合项，调查实施者将发出**“QMS调查指出事项书”**。指出事项根据严重程度进行分级，不同级别对应不同的处理期限和处理方法。

主要分级

实际的评估分类和表述基于QMS调查要领等，但在实务上，应对的严重程度会根据以下观点而变化。

重大不符合项：可能直接影响基准符合证的签发或符合性判断的不符合项。可能需要纠正后的确认。
中度不符合项：要求在规定期限内提交改进计划或改进结果的不符合项。
轻微不符合项：质量体系需要改进，但不直接导致重大质量风险的不符合项。

提交改进文件

被调查者应在指出事项书规定的期限内，提交以下任一文件：

QMS指出事项改进报告书：如果改进已完成
QMS指出事项改进计划书：如果改进需要一定时间

在改进应对中，仅仅写“已修订程序文件”是不够的。重要的是能够一贯地说明指出事项的根本原因、纠正措施、预防措施、影响范围的确认、实施责任人、完成期限、教育培训以及效果确认。

对海外制造厂的调查

即使涉及海外制造厂，对于面向日本的产品也需要说明其符合QMS省令。对海外制造厂的调查有时会是书面调查，但必要时也会进行实地调查。

海外制造厂应对的实务要点

翻译·口译体制

在实地调查中，PMDA或注册认证机构的沟通、查询回复、指出事项应对等环节，可能需要用日语进行说明·文件化。如果当地制造厂的负责人无法用日语沟通，则需要准备英语资料、日文翻译、口译以及事先说明资料。

行程协调

如果涉及海外实地调查，需要尽早协调调查官的行程、当地制造厂的运营日、主要负责人是否能陪同、时差、节假日、签证·入场手续等。

当地体制的完善

确保制造厂负责人、质量保证负责人、制造负责人、设计开发负责人、测试检验负责人等能够回答问题的负责人。为了能够按照QMS省令的要求说明制造工艺和记录，事先进行演练也是有效的。

MDSAP·海外当局调查结果的活用

如果拥有MDSAP报告、ISO 13485认证证书、海外当局的调查结果、基于MOU等协议的证明书，则可能将其作为判定调查类别或书面调查的依据。需要事先确认适用范围、设施、产品类别是否与申请品目一致。

日本要求事项的说明资料

需要事先向海外制造厂说明日本的QMS省令、国内质量业务、市场放行判断、制造销售商的责任分担以及查询应对流程。即使是拥有ISO 13485认证的制造厂，也可能不了解日本特有的运营，因此事先进行差距分析非常重要。

基准符合证与更新

QMS符合性调查的结果，如果确认符合QMS省令，调查实施者将颁发基准符合证。

基准符合证的定位

基准符合证是证明特定品目、产品群分类、制造厂、制造工艺等与QMS省令符合的重要文件。

涉及批准等申请的QMS符合性调查，除允许免除调查的情况外，原则上是针对每个申请品目进行审查。另一方面，如果持有有效的基准符合证，在产品群分类、注册制造厂、制造工艺等的组合一致的范围内，可以在其他品目的批准等申请或定期符合性调查中，用于免除调查·合理化。

因此，不仅仅是理解为“每个品目”，更重要的是将产品群分类、注册制造厂、制造工艺、基准符合证的有效期作为一个整体进行管理。

同一产品群分类内的调查合理化

在同一产品群分类内开发多个品目时，可以战略性地利用有效的基准符合证。特别是，如果多个产品使用相同的制造厂、相同的工艺、相同的质量体系，则可以减轻追加申请或更新时的调查负担。

另一方面，如果涉及制造厂的增加、灭菌工艺的增加、设计开发设施的变更、产品群分类的差异、MDSAP或ISO认证的适用范围之外等情况，可能无法直接利用基准符合证。

基准符合证的有效期

基准符合证的有效期原则上为5年。在有效期届满前，需要接受定期符合性调查，以持续保持符合性。

在承继申请或轻微变更备案的情况下，原则上通常不需要新的QMS符合性调查，但如果涉及影响制造管理·质量管理的变更，则需要进行个别确认。

总结

QMS符合性调查应掌握的要点如下：

直接关系到批准·认证取得的重要流程：QMS符合性调查被判定为符合，将极大地影响批准·认证的取得时间。
正确识别PMDA和注册认证机构的调查对象：不仅要看类别，还要确认是否有认证标准、申请途径、品目特性。
ISO 13485与QMS省令的差距分析很重要：仅有ISO认证并不能自动证明符合日本要求事项。
活用MDSAP·海外当局调查结果：可以作为书面调查或减轻调查负担的判断依据，但不能保证免除实地调查。
整理包括制造厂·外部委托方在内的质量保证体系：明确设计、组装、灭菌、测试检验、保管、市场放行判断的责任分担。
基准符合证应与产品群分类·制造厂·工艺一并管理：有效的基准符合证可以在其他品目或更新时用于调查合理化。
计划每5年的定期调查：管理基准符合证的有效期，并为持续保持质量体系和更新调查做准备。
对指出事项的应对质量影响日程：在改进报告书·改进计划书中，明确根本原因、纠正措施、预防措施、效果确认。

QMS符合性调查是对产品有效性·安全性所依赖的质量体系的确认，直接关系到药事战略的成败。从争取批准·认证的阶段开始，一体化规划QMS体系设计、ISO 13485差距分析、MDSAP活用、制造厂·外部委托方管理、基准符合证活用方针，可以有效降低调查负担和批准延迟风险。

QMS符合性调查的准备｜从申请到符合性证书发放的实务

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